Όσα δεν ξέρατε για το Outlook

Η έκδοση 2010 κρύβει µυστικά που θα βελτιώσουν την αποδοτικότητά σας 

 

Οι περισσότεροι χρησιµοποιείτε το Outlook κάθε µέρα, όµως αυτό δε σηµαίνει ότι κατέχετε τα πάντα για το πρόγραµµα διαχείρισης emails της Microsoft. Ειδικά το Outlook 2010 διαθέτει ένα σωρό βελτιώσεις και νεωτερισµούς, που –ακόµα και αν είστε παλιοί χρήστες– µπορεί να µη γνωρίζετε.

Το ίδιο συµβαίνει, βέβαια, και µε τις υπόλοιπες εφαρµογές του Microsoft Office 2010, καθώς περιλαµβάνουν λειτουργίες που θα σας λύσουν τα χέρια και τις οποίες δε χρησιµοποιείτε επειδή απλώς δεν ξέρετε ότι υπάρχουν. Τα tips που σας δίνουµε παρακάτω θα σας βοηθήσουν να εργαστείτε µε το Outlook πιο γρήγορα και πιο αποτελεσµατικά.


Γρήγορα βήματα
Η νέα λειτουργία Quick Steps του Outlook σας επιτρέπει να δηµιουργήσετε µε ένα κλικ εντολές σχετικά µε τη διαχείριση των emails όπως, για παράδειγµα, να µετακινήσετε ένα µήνυµα στο φάκελο που χρησιµοποιείτε για την αρχειοθέτησή τους. Για να δηµιουργήσετε ένα νέο Quick Step [Γρήγορο βήµα], κάντε κλικ στην καρτέλα Home [Κεντρική], ακολούθως πατήστε το Quick Steps [Γρήγορα βήµατα] και ολοκληρώνετε µε κλικ στο Create New [Δηµιουργία νέας]. Αντιστοιχείτε µια ονοµασία κι ένα shortcut key όπως και το tooltip [επεξηγηµατικό κείµενο] για το Quick Step σας. Μετά χρησιµοποιείτε το κυλιόµενο µενού για να επιλέξετε µία ή περισσότερες ενέργειες [εικ. 1]. Όταν ολοκληρώσετε το νέο Quick Step, θα είναι διαθέσιµο είτε από την γκαλερί των Quick Steps στην καρτέλα Home [Κεντρική] ή µέσω του shortcut key που του έχετε αντιστοιχήσει.

Προεπισκόπηση ηµερολογίου στα Meeting Requests
Όταν στέλνετε µε email µια αίτηση για συνάντηση [meeting request] [εικ. 2] µε τους συνεργάτες ή τους πελάτες σας, εφόσον χρησιµοποιούν το Outlook, θα λάβουν ένα µήνυµα που θα δείχνει διαφορετικό από αυτό που στείλατε. Ανάµεσα στα headers και το µήνυµά σας θα εµφανίζεται ένα τµήµα του ηµερολογίου του Outlook στο οποίο θα φαίνεται το προτεινόµενο meeting στο ηµερολόγιο του αποδέκτη µαζί µε ό,τι άλλο έχει προγραµµατίσει ο τελευταίος. Με αυτόν τον τρόπο εξοικονοµείται χρόνος από την πλευρά του αποδέκτη, καθώς δε χρειάζεται να ψάξει στο ηµερολόγιό του για πιθανά conflicts. Να το έχετε αυτό υπόψη όταν ο αποδέκτης µιας αίτησης meeting σας ρωτήσει γιατί ενσωµατώσατε ηµερολόγιο. Μπορεί να µην έχετε εισάγει ένα ηµερολόγιο στο meeting request που στείλατε, αλλά αυτό εµφανίζεται στο µήνυµα που λαµβάνει
ο αποδέκτης του αιτήµατός σας.

Δεξί κλικ για άμεση πρόσβαση
Ανάµεσα στους νεωτερισµούς του Outlook 2010 είναι και µια λειτουργία ενσωµάτωσης στα Windows 7. Έτσι, κάνοντας δεξί κλικ στο εικονίδιο του Outlook στην taskbar, εµφανίζεται ένα µενού "jumplist" το οποίο σας επιτρέπει να δηµιουργήσετε µε ένα κλικ ένα email, ένα ραντεβού, ένα meeting, µια επαφή ή µια διεργασία. Το Outlook δε χρειάζεται να ανοίξει όταν επιλέγετε κάτι από τα παραπάνω. Το µόνο µέρος του περιβάλλοντος εργασίας του Outlook το οποίο ανοίγει είναι εκείνο που χρειάζεται για να παρουσιάσει αυτό που έχετε επιλέξει.

Συγχρονισμός ημερολογίων
Δε θα πρέπει να σας εκπλήσσει το γεγονός ότι η Microsoft δεν παρέχει κάποιο εργαλείο για το συγχρονισµό του ηµερολογίου του Outlook µε το Google Calendar. H Google, ωστόσο, σας το προσφέρει. Ξεκινήστε κατεβάζοντας το Google Calendar Sync [tinyurl.com/22yq2m]. Tρέξτε τον installer και ολοκληρώστε την απλή διαδικασία εγκατάστασης [εικ. 3]. Μετά την εγκατάσταση θα δείτε ότι µπορείτε να καθορίσετε διάφορα διαστήµατα συγχρονισµού – τα µικρότερα ανέρχονται σε δέκα λεπτά. Επιπλέον, το Google Calendar Sync εγκαθιστά ένα εικονίδιο στο system tray των Windows. Κάντε δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε Options για να δείτε το σχετικό µενού ρύθµισης.

Δημιουργία φακέλων αναζήτησης
Μια λειτουργία όλων των σύγχρονων προγραµµάτων emails που χρησιµοποιείται ελάχιστα είναι το "search folder", ένας εικονικός φάκελος που εµφανίζει όλα τα µηνύµατα που πληρούν συγκεκριµένα κριτήρια. Το Outlook έρχεται µε τέσσερα search folders, τα οποία µπορείτε να βρείτε στο αριστερό πάνελ πλοήγησης και στο πεδίο Search Folders [Φάκελοι Αναζήτησης]. Μπορείτε να δηµιουργήσετε ένα νέο search folder είτε κάνοντας δεξί κλικ στο αριστερό πάνελ πλοήγησης είτε πηγαίνοντας στην καρτέλα Folder [Φάκελος] του ribbon και ακολούθως πατώντας το New Search Folder [Δηµιουργία φακέλου αναζήτησης] [εικ. 4]. Στο πλαίσιο διαλόγου που θα εµφανιστεί µπορείτε να δηµιουργήσετε έναν φάκελο µε όλα τα µηνύµατα που πληρούν τα κριτήριά σας. Για παράδειγµα, τα µηνύµατα που προέρχονται από το αφεντικό σας µπορούν να πάνε όλα σε έναν φάκελο Urgent ώστε να τα απαντάτε γρήγορα.

Προσθέτοντας συντομεύσεις sites
Aν συνηθίζετε να επισκέπτεστε συχνά κάποιο site για ενηµέρωση, όπως το e-pcmag.gr, τότε έχετε κατά νου ότι µπορείτε, ενώ γράφετε το email σας, να το δείτε µέσα από το Outlook. Θα πρέπει να δηµιουργήσετε ένα shortcut [συντόµευση] για τη σελίδα του Web στη λίστα Shortcuts του Outlook, ακολουθώντας τα εξής βήµατα: Ανοίξτε τη σελίδα που σας ενδιαφέρει στον browser σας και κάντε κλικ στο εικονίδιο ακριβώς αριστερά από το URL της στην µπάρα διευθύνσεων. Στη συνέχεια σύρετε το εικονίδιο στο Windows desktop για να δηµιουργήσετε ένα shortcut. Μετά πηγαίνετε στο Outlook, ανοίξτε το µενού των Shortcuts κάνοντας κλικ στο πάνω βελάκι του αριστερού πάνελ πλοήγησης ή πατώντας το συνδυασµό πλήκτρων Ctrl+7.  Σύρετε το shortcut της σελίδας από το desktop και αφήστε το πάνω στη λέξη "shortcuts" του πάνελ πλοήγησης. Έτσι θα δηµιουργηθεί µια συντόµευση της σελίδας κάτω από το Shortcuts, µε το όνοµά της να απεικονίζεται όπως το URL [εικ. 5]. Αν θέλετε να δώσετε ένα πιο περιγραφικό όνοµα στο shortcut, κάνετε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε Rename Shortcut.

Συντομεύσεις φακέλων
Μην ξεχνάτε το σκοπό του µενού των Shortcuts, που είναι να δίνει γρήγορη πρόσβαση στους φακέλους του Outlook. Μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στη λέξη Shortcuts στο πάνελ πλοήγησης και µετά να επιλέξετε New Shortcut [δηµιουργία φακέλου]  Θα δείτε ένα µενού που θα εµφανίζει όλους τους φακέλους του Outlook, ενώ εσείς θα πρέπει να επιλέξετε ποιον από αυτούς θα θέλατε να προσθέσετε στη λίστα [εικ. 6].

Γ. Φετοκάκης